Relatiegeschenken aftrekbaar: zo werkt het fiscaal voor uw bedrijf

Als ondernemer wilt u uw zakelijke relaties graag waarderen met een passend geschenk. Maar hoe zit het eigenlijk met de fiscale aftrekbaarheid van relatiegeschenken? Veel ondernemers worstelen met vragen over de btw-verwerking en of deze kosten volledig aftrekbaar zijn. In deze blog maakt OrangeSmile u wegwijs in de fiscale regels rond relatiegeschenken en krijgt u praktische tips voor uw boekhouding.

Welke relatiegeschenken zijn fiscaal aftrekbaar?

De hoofdregel is eenvoudig: zakelijke geschenken zijn aftrekbaar als zakelijke kosten. Belangrijk is dat het geschenk een duidelijk zakelijk karakter heeft. Dit betekent dat het gegeven wordt om de zakelijke relatie te onderhouden of te verbeteren. Voor de Belastingdienst is het essentieel dat er een direct verband bestaat tussen het geschenk en uw bedrijfsactiviteiten.

Praktisch gezien vallen hieronder bijvoorbeeld:

• Bedrukte relatiegeschenken met uw bedrijfslogo zoals bedrukte pennen of notitieblokken
• Eindejaarsgeschenken voor klanten zoals kerstpakketten
• Promotieartikelen voor beurzen en evenementen
• Zakelijke geschenken bij speciale gelegenheden (jubilea, contractverlengingen)

De btw-regels voor relatiegeschenken

Bij de btw-verwerking van relatiegeschenken gelden specifieke regels die belangrijk zijn om te kennen:

De btw op relatiegeschenken met een waarde tot €227 (exclusief btw) per ontvanger per jaar is volledig aftrekbaar. Dit betekent dat u bij kleinere geschenken, zoals JBL speakers of emaille mokken met uw logo, de btw gewoon als voorbelasting kunt aftrekken.

Bij geschenken boven deze grens moet u rekening houden met beperkingen. Als de waarde van alle geschenken aan één relatie in een jaar boven de €227 uitkomt, is de btw niet aftrekbaar voor het deel boven dit bedrag. Uit ervaring weten we dat het daarom verstandig is om een goede administratie bij te houden van welke relaties welke geschenken ontvangen hebben.

Relatiegeschenken aftrekbaar voor zzp'ers: bijzonderheden

Als zzp'er gelden in principe dezelfde regels als voor grotere bedrijven, maar er zijn enkele specifieke aandachtspunten:

De Belastingdienst kijkt bij zzp'ers vaak kritischer naar de zakelijke noodzaak van relatiegeschenken. Zorg daarom dat u goed kunt onderbouwen waarom een bepaald geschenk zakelijk relevant is. Duidelijk gepersonaliseerde items zoals bedrukte t-shirts of tassen met uw logo maken deze onderbouwing eenvoudiger.

Als zzp'er is het extra belangrijk om uw relatiegeschenken administratie op orde te hebben. Noteer bij elk geschenk aan wie het gegeven is en wat de zakelijke relatie is. Dit helpt bij eventuele vragen van de Belastingdienst.

Waar boekt u relatiegeschenken in de administratie?

Voor een correcte verwerking in uw boekhouding kunt u relatiegeschenken op verschillende manieren boeken:

De meest gebruikte grootboekrekening voor relatiegeschenken is 'Representatiekosten' of specifiek 'Relatiegeschenken'. Wat belangrijk is om te weten: de btw-verwerking moet correct gebeuren volgens de eerder genoemde regels.

Een praktische tip is om in uw administratie duidelijk onderscheid te maken tussen geschenken aan personeel (personeelskosten) en geschenken aan zakelijke relaties (representatiekosten). Deze vallen onder verschillende fiscale regimes.

Factuurvereisten voor btw-aftrek

Om de btw op relatiegeschenken te kunnen aftrekken, moet de factuur aan alle wettelijke eisen voldoen. Controleer daarom altijd of de factuur de volgende gegevens bevat:

• Uw volledige bedrijfsgegevens (naam, adres, btw-nummer)
• Factuurgegevens van de leverancier
• Duidelijke omschrijving van de gekochte artikelen
• De toegepaste btw-tarieven

Bij OrangeSmile krijgt u altijd een correcte factuur die voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over de btw-aftrek.

Praktische tips voor maximaal fiscaal voordeel

Om optimaal gebruik te maken van de fiscale voordelen bij relatiegeschenken, zijn deze praktische tips waardevol:

Spreid grotere geschenken indien mogelijk over verschillende kalenderjaren als u dicht tegen de €227 grens aan zit. Bijvoorbeeld door een deel in december en een deel in januari te geven.

Overweeg geschenken die duidelijk zakelijk zijn en een langere levensduur hebben, zoals thermosbekers of laptophoezen met uw logo. Deze blijven uw merk promoten en zijn fiscaal volledig aftrekbaar.

Belangrijk om te bedenken is dat geschenken met een persoonlijk karakter, zoals cadeaubonnen of etentjes, door de Belastingdienst kritischer worden bekeken dan duidelijk zakelijke promotieartikelen.

Veelgestelde vragen over relatiegeschenken en belasting

Waar boek ik relatiegeschenken op?

Relatiegeschenken boekt u meestal op de grootboekrekening 'Representatiekosten' of specifiek 'Relatiegeschenken'. Zorg voor een duidelijke omschrijving bij elke boeking om de zakelijke relatie aan te tonen.

Hoe boek je een gift in de boekhouding?

Een zakelijke gift boekt u als representatiekosten of relatiegeschenken. Bewaar de factuur, noteer de ontvanger en het zakelijke doel. Bij OrangeSmile krijgt u altijd een gespecificeerde factuur die voldoet aan alle vereisten.

Is een relatiegeschenk fiscaal aftrekbaar?

Ja, relatiegeschenken zijn fiscaal aftrekbaar als zakelijke kosten. De btw is volledig aftrekbaar tot €227 (excl. btw) per ontvanger per jaar. Boven dit bedrag gelden beperkingen voor de btw-aftrek.

Welke relatiegeschenken zijn volledig aftrekbaar?

Alle relatiegeschenken met een duidelijk zakelijk karakter zijn als kosten volledig aftrekbaar. Voor de btw-aftrek geldt de grens van €227 per ontvanger per jaar. Gepersonaliseerde items met uw bedrijfslogo zijn altijd een veilige keuze.

Op zoek naar fiscaal aantrekkelijke relatiegeschenken met uw bedrijfslogo? Bekijk het uitgebreide assortiment van OrangeSmile, waar u kunt profiteren van gratis verzending, scherpe prijzen en snelle levering. Ontdek ons assortiment relatiegeschenken en maak indruk op uw zakelijke relaties met een geschenk dat ook fiscaal voordelig is.